privacy reglement

Intoductie
Wij zijn ons er van bewust dat je vertrouwen stelt in ons. Met dit document laten we je weten welke gegevens we verzamelen, hoe wij je persoonsgegevens verwerken en welke maatregelen wij treffen om deze te beschermen.

Hoe worden je persoonsgegevens gebruikt?
Je gegevens worden in het kader van de vereniging, de diensten van de vereniging en het lidmaatschap verwerkt. Meer concreet worden de gegevens in dat kader voor de volgende doelstellingen verwerkt:
  • het aanhouden van een ledenlijst voor communicatie met en tussen de leden van de vereniging;
  • het communiceren binnen en tussen commissies en andere groepen binnen de vereniging;
  • het toesturen van informatie omtrent onze diensten waaronder bijvoorbeeld de agenda en stukken voor ledenvergaderingen en nieuwsbrieven en uitnodigingen voor evenementen;
  • voor statistische doeleinden en voor het verbeteren en beveiligen van de website;
Bij aanvraag van het lidmaatschap ontvangt Motorklub Den Haag de volgende gegevens die zij ook zal verwerken:
Gebruikersnaam, Voornaam, Tussenvoegsel(s), Achternaam, Geslacht, Geboortedatum, Adres, Huisnummer, Huisnummer toevoeging, Postcode, Woonplaats, Provincie,Telefoonnummer, Mobiel nummer, E-mail, Banknummer, Datum aanvang lidmaatschap, Merk motor, Type motor, Rijstijl.

Voorts zal Motorklub Den Haag persoonsgegevens over je verkrijgen doordat je gebruik maakt van de dienstverlening van de vereniging. Het gaat dan om gegevens die je zelf uit eigen beweging aan Motorklub Den Haag verstrekt, zoals bijvoorbeeld ICE -In Case of Emergency- gegevens, MID -Medische ID- gegevens, correspondentie, deelname aan vergaderingen, gegevens die Motorklub Den Haag verkrijgt als gevolg van deelname aan evenementen zoals bijvoorbeeld (groeps) foto's en video's of je gebruik van de website, zoals bijvoorbeeld je IP adres en informatie uit cookies.

Motorklub Den Haag gaat discreet om met je persoonsgegevens en zal deze nooit verstrekken aan derden.

Automatische gegenereerde informatie verzamelt voor statische doeleinden (in het kader van de werking van de website) en de beveiliging en verbetering van de website zullen alleen aan derden worden verstrekt voor zover zij niet tot jouw herleidbaar zijn.

Motorklub Den Haag kan je gegevens aan derden verstrekken indien zij daar op grond van wet- en regelgeving toe is verplicht.

Wie hebben er toegang tot je gegevens?
De bestuursleden en webmaster(s) van Motorklub Den Haag hebben volledig toegang tot je persoonsgegevens.

Roadcaptains van Motorklub Den Haag hebben toegang tot je telefoonnummer, je ICE -In Case of Emergency- gegevens (indien verstrekt), MID -Medische ID- (indien verstrekt). De ICE en MID lijsten zijn bedoelt voor extra informatie bij noodsituaties.

Leden van Motorklub Den Haag hebben beperkt toegang tot je persoonsgegevens. De volgende persoonsgegevens zijn middels een ledenlijst zichtbaar voor leden:
Gebruikersnaam, Voornaam, Tussenvoegsel(s), Achternaam, Postcode, Woonplaats, Provincie, Banknummer, Datum aanvang lidmaatschap, Soort Lid, Titel, Merk motor, Type motor, Rijstijl. Je kunt zelf aangeven of je Telefoonnummer, Geboortedatum, Adres em Huisnummer op de ledenlijst moeten worden gepubliceerd. Leden hebben toegang tot foto- en video albums.

Niet leden hebben een dusdanig beperkt toegang tot je persoonsgegevens dat ze niet tot jouw herleidbaar zijn. De ledenlijst die gegenereerd wordt is bedoelt om aspirant- leden een indruk te geven hoe het ledenbestand van Motorklub Den Haag eruit ziet.

Wat zijn je rechten?
Je persoonsgegevens zijn uitsluitend opgeslagen in een on-line database. Via de website van Motorklub Den Haag heb je real-time toegang tot deze database (Menuoptie profiel-database) waardoor je zelf je gegevens kunt inzien en kunt wijzigen.

Je hebt ook de mogelijkheid om de status “Anoniem” in te schakelen. Hierdoor worden je persoonsgegevens niet gepubliceerd op de ledenlijst. Met de status “Anoniem” heb je echter ook geen toegang tot de persoonsgegevens van andere leden.

Je persoonsgegevens worden binnen 1 jaar na opzegging van het lidmaatschap definitief verwijderd.

Op de website is er specifiek over het privacybeleid een feedback mogelijkheid. Hier kun je ook bezwaar maken als je van mening bent dat je privacy onvoldoende wordt gerespecteerd of te verzoeken om persoonsgegevens te verwijderen.

Hoe worden je gegevens beschermd?
Je persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde SQL-database. Deze database staat op een beveiligde server bij Web2Host in Steenwijk.

De website van Motorklub Den Haag heeft een SSL (Secure Sockets Layer) -certificaat. Hierdoor is ook de verbinding tussen de bezoeker van onze website en de server beveiligd.

Dagelijks wordt er een back-up gemaakt van de SQL-database en na 7 dagen overschreven. De back-up staat op een beveiligde server bij Web2Host in Steenwijk.

De ledenmutaties en de financiën worden door de secretaris en penningmeester real-time in de database geadministreerd.

De penningmeester heeft passende organisatorische maatregelen genomen om je persoons- en bankgegevens (bankafschriften) die worden ontvangen na betaling van contributie goed te beschermen tegen verlies en/of enige andere vorm van onrechtmatig gebruik.

Diensten van derden
  • Dropbox is een clouddienst voor het online opslaan van bestanden. De website heeft een directe koppeling (API) met Dropbox waar het klubarchief is opgeslagen. Dropbox Privacy
  • Google Mail is een mailserver die het e-mail verkeer van de website en de popboxen van mootorklubdenhaag.nl afhandelen Google Privacy
  • Google Photo is een clouddienst voor het online opslaan van foto's. De website heeft een directe koppeling (API) met Google Photo waar de foto-albums zijn opgeslagen. Google Privacy
  • YouTube is een clouddienst voor het online opslaan van video's. De website heeft een directe koppeling (API) met YouTube waar de video's zijn opgeslagen. Google (YouTube) Privacy
Gebruik van cookies
Sommige delen van de website van Motorklub Den Haag kunnen cookies bevatten. Cookies zijn kleine stukjes informatie die een website op je computer achterlaat. De website instrueert de webbrowser waarmee je websites bekijkt om deze cookies op je computer op te slaan. Cookies worden niet gebruikt om persoonlijke informatie te verkrijgen noch op te slaan. Met het aanpassen van de instellingen van je browser kunt je ervoor kiezen om alle cookies te accepteren, om op de hoogte te worden gebracht wanneer een cookie wordt geplaatst of om alle cookies te weigeren. Raadpleeg hiervoor de handleiding van je browser. Als je ervoor kiest om cookies te weigeren, dan is het mogelijk dat je geen toegang hebt tot bepaalde gedeeltes van de website.

intellectuele eigendomsrechten
De website bevat onderdelen waarop intellectuele eigendomsrechten van de Motorklub Den Haag en van derden rusten. Zo zijn foto’s, video's, teksten en de overige grafische vormgeving van onze website auteursrechtelijk beschermd, Het is derhalve niet toegestaan om, zonder toestemming van Motorklub Den Haag de website elektronisch of anderszins te kopiëren, delen, openbaar te maken of wijzigingen in de website aan te brengen.

Wijzigingen in dit privacyreglement
Motorklub Den Haag behoudt zich het recht voor dit privacyreglement te wijzigen en adviseert je om deze regelmatig te bekijken. De wijzigingen worden via de website bekend gemaakt.

Vastgesteld op 25 mei 2018